Viramos case!



Comemoramos nosso aniversário de 1 ano com um evento que nos rendeu muitas alegrias. Além dos bons amigos que estão sempre presentes, conhecemos um monte de gente bacana. Entre elas, um grupo de estudantes do 1º semestre de Relações Públicas da UFRGS:
Foto: Adeli Fotografia

Eles transformaram o evento em um trabalho acadêmico. Já podem imaginar o tamanho do nosso orgulho, né? Confira na íntegra:

Relações Públicas em eventos

A realização de eventos é uma das várias áreas que o profissional de relações públicas pode atuar. Vamos por meio deste, tentar esclarecer as maneiras que podemos chegar à prática. Lembrando sempre que o evento faz parte do instrumento de meio, isso é: um canal entre a instituição e o público.
Primeiramente, deve-se estabelecer um objetivo, atendendo as expectativas do contratante, e trabalhar em cima deste objetivo, que será um ''norte'' ao longo da execução. Depois de estabelecido iremos começar a divulgar o evento.
É de suma importância a consciência de o RP saber para quem se está fazendo a cerimônia, pois é o estilo do público que vai definir a forma de divulgação a ser utilizado, o tipo de evento a ser realizado, as ferramentas a serem utilizadas, brindes, etc, que veremos ao longo deste relatório.
Para o sucesso de um evento comercial, no qual o objetivo é também a geração de capital, a quantidade de convidados e/ou participantes é o essencial. O primeiro passo é definir quem será o público do seu evento. Definido o público, o próximo passo é buscar formas de divulgação em todas as áreas:
  • Online – (Site do Evento, Google Ads, Sites Especializados em Eventos, aonde temos empresas e usuários em busca de eventos, Sites do ramo do evento podendo ter a divulgação através de anúncios ou mesmo uma matéria ou texto)
  • Social Media – Facebook, Instagram, Twitter, Youtube;
  • Impressa – Flyers, Posteres, Business Cards para amigos e próximos;
  • Mídia – Dependendo do tamanho do evento e investimento a divulgação pode ser feita através de Jornais, Revistas, Revistas Especializadas, Informativos, Rádio e Televisão em horários apropriados no perfil do seu evento.


Materiais de divulgação
Os folders/cartazes/camisetas/sacolas/adesivos e demais itens a serem utilizados no evento devem ser planejados com bastante antecedência, pois o processo desde sua criação até impressão envolve o trabalho de vários profissionais, cada qual com seu prazo.
Tendo a arte dos impressos em mãos, em seguida, é preciso cotar os fornecedores que irão produzir o material (cerca de 5 dias úteis). Após a cotação, os orçamentos devem ser analisados e aprovados. Os fornecedores levam, no mínimo, uma semana e meia para entregar o material. Depois de confeccionado, o material deve ainda ser preparado para envio (pelo menos 10 dias). Até chegar às mãos do público-alvo levará, aproximadamente, 15 dias. Ou seja, se você organiza um evento para agosto, deverá ter, pelo menos, três meses de antecedência para fazer tudo isso.
Prazo ideal de divulgação:
Eventos com inscrições > 30 dias de antes do início das inscrições
Eventos sem inscrições > 20 dias de antecedência, no mínimo;


Segundo, LUKOWER(2009) há 7 tipos de evento:
Sociais - Sem caráter comercial. Exemplo.: Open house, festa de debutante, café ao ar livre, chás, festas beneficentes, festas ao ar livre...
Profissionais - De caráter comercial, promovidos por empresas ou entidades. Exemplo.: Coffe break, desfiles, leilões, visitas constitucionais.
Oficiais - Cerimonial sempre com base em normas de precedência. Exemplo.:  Homenagens e premiações, posses.
Eventos técnico-científicos - Eventos ligados a áreas específicas. Eemplo.:  Congresso, conferências, fóruns...
Artísticos - Demonstrações. Ex.: Exposição, mostra...
Culturais - Exemplos.: Formaturas, concursos, torneios.
Religiosos - Exemplos: Batizado, casamentos.


Para que haja uma empatia entre o evento e o público presente emprega-se variadas ferramentas, como: antecipação, mídias sociais, happy hour e conectividade. A antecipação, quando de grande porte seria a criação de mini, porém, significativos recintos, dentro do próprio evento para que haja interação entre pessoas conhecidas a fim de todos não se sentirem isolados. Já as mídias sociais, muito usadas atualmente, servem para alavancar promoções e divulgação. Hoje em dia, as hashtags são tendências. O happy hour é uma atividade aconchegante no final do dia de eventos de longa duração, para descontrair e criar um ambiente mais amigável. As áreas de conectividade seriam lugares com wi-fi e etc.
Um exemplo que achamos que se aproxima muito com a teoria do trabalho são os eventos que a Nivea está fazendo desde 2012 que já obtiveram cerca de 1.300.000 de espectadores em 20 shows realizados em várias capitais brasileiras. Há nos shows, opção para assistir a transmissão via web, além de inúmeros brindes. Salientamos que o evento não é um ''objeto à parte'', ele faz parte de uma ação estratégica para fomentar a imagem inconstitucional de uma determinada empresa, seja ela privada ou pública.
                          
Fonte: Site Uol


Cobertura de Evento:
No dia 19 de setembro, o grupo fez uma visita ao evento de comemoração de 1 ano do “Fala Mais RP”, um grupo que busca valorizar a profissão e movimentar o mercado do Rio Grande do Sul, através de ações de comunicação e RP, que ocorreu no Bier Markt em Porto Alegre. 
Foto: Adeli Fotografia

Chegamos ao evento e fomos recebidos calorosamente pela equipe, que nos encaminhou aos nossos lugares, onde fomos incentivados a começar um “networking”, o que fui muito bom, porque falamos com o profissional de relações públicas do Conselho de Relações Públicas do Rio Grande do Sul.
Após muita conversa sobre a profissão, fomos apresentados a Monique Amaral, relações públicas especializada em moda e eventos, que compartilhou e expôs ao público as experiências dela no planejamento e execução do “Rock in Rio” e da “Jornada Mundial da Juventude”, todos os contratempos e desafios foram expostos com muito bom humor, mas podemos notar a quantidade de trabalho e a valor do trabalho que ela teve.
Foto: Adeli Fotografia

Logo em seguida mais dois convidados expuseram suas experiências, Bruna Teixeira e Marcelo Tavares, dessa vez falaram sobre empreendedorismo, seus desafios e trajetórias. Da saída da faculdade até a consolidação da empresa própria, tudo foi abordado bem naturalmente e trouxe muitos pontos interessantes.
Foto: Adeli Fotografia

Terminado as exposições, o evento prosseguiu com a apresentação do grupo e seus participantes e ex-participantes, contaram a história do “Fala Mais RP” e chegamos ao aguardado parabéns. Logo depois o evento foi encaminhado ao seu fim, mas nos deram liberdade total para continuar lá e fazer mais “networking”.
Aproveitamos esse tempo para conversar com alguns integrantes do grupo e perguntar sobre a organização do aniversário. Luana Daltro atual membro do grupo e estudante de RP da UFRGS, nos falou sobre o planejamento do evento. O grupo começou a planejar em junho, rolou vários "brainstorms" para a escolha de formato do evento, teve a escolha dos convidados para expor, todos foram selecionados por meio de relacionamentos, depois houve a escolha local, após orçamentos e estudo de vários locais, foi escolhido o Bier Markt, um pub que deu um ar mais íntimo, aconchegante e descontraído ao evento, com esses itens acertados a divulgação do evento foi iniciada, por meio de redes socias o evento teve um compartilhamento bem grande, no que resultou na quantidade de pessoas que apareceram, em torno de 50/60 pessoas. O resto foi tudo aplicação dos planos já feitos, confecção dos brindes e lembranças e toda preparação do dia.
Foto: Adeli Fotografia

Referências
FABIO POLISEL. Tipos de Evento. Disponível em:<http://www.blogrelacoes.com.br/2012/07/voce-sabe-diferenciar-os-tipos-de-eventos/#idc-container>.Acesso em: 06 de out. 2015.

LUKOWER, A. Cerimonial e Protocolo. São Paulo: Contexto, 2009. 128 p.

Autores:
Andressa Diedrich
Erick Takeda
Gustavo Petry
Jennifer Lima
Thais Katz
Victória Ribeiro

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